Zo zorg je ervoor dat je vakmensen nieuwe technologie omarmen
Nieuwe tools en systemen kunnen je bedrijfsvoering verbeteren, kosten terugdringen en de productiviteit verhogen. Mits ze op de juiste manier worden geïmplementeerd en je vakmensen weten hoe ze ermee om moeten gaan. Welke stappen kun je zetten om ervoor te zorgen dat nieuwe technologie wordt omarmd?
Veel bedrijven vernieuwen om de zoveel jaar hun bedrijfssoftware, of voeren een dusdanig grote upgrade uit dat een (her)implementatie nodig is. Van field service software in de cloud die magazijn- en buitendienstmedewerkers direct toegang geeft tot relevante bedrijfsinformatie, tot een BI-tool waarmee snel rapporten en dashboards gemaakt kunnen worden. Moderne oplossingen die heel geschikt zijn om processen slimmer in te richten en nieuwe werkwijzen te ondersteunen.
1. Onderbouw en inventariseer
Besef dat nieuwe technologie een stijle leercurve voor je mensen kan hebben, en vaak meer functionaliteit biedt dan ze gewend zijn om te gebruiken. Gebruikersadoptie bereik je niet alleen door medewerkers (achteraf) een trainingsprogramma aan te bieden. Een succesvolle implementatie staat of valt met de keuze voor een tool en de onderbouwing waarom juist specifiek hiervoor is gekozen.
Laat zien hoe de software bijdraagt aan het bedrijfsresultaat. Het kan zijn dat meer handelingen nodig zijn om bepaalde taken te volbrengen, maar dat hierdoor wel de datakwaliteit stijgt. Dat helpt uiteindelijk weer om betere inzichten te verkrijgen voor bijvoorbeeld forecasting.
2. Betrek stakeholders
Natuurlijk spreek je bij de selectie van nieuwe tooling met de belangrijkste betrokkenen om een gevoel te krijgen bij hun wensen en behoeften. Sommige bedrijven hanteren een high-level-benadering bij het identificeren van stakeholders en vergeten de impact die een verandering kan hebben op andere gebruikersgroepen.
Wanneer wordt overgeschakeld op een nieuw boekhoudsysteem, dan heeft dat gevolgen voor de boekhouders en accountants die er dagelijks mee werken. Maar natuurlijk ook voor de collega’s die verantwoordelijk zijn voor de salarisuitbetaling. En wat te denken van klantenservicemedewerkers die vragen moeten beantwoorden over eerdere orders en betalingen?
Een succesvolle implementatie staat of valt met de keuze voor een tool en de onderbouwing waarom juist specifiek hiervoor is gekozen.
Ga het gesprek met je vakmensen aan om te begrijpen tegen welke problemen ze aanlopen. Kan een nieuwe tool pijnpunten wegnemen en het werk aangenamer maken? Focus bij je keuze zowel op functionaliteit als op gebruiksgemak. Dat zal helpen sceptici – die vinden dat de bestaande tools ‘nog prima werken’ – te overtuigen.
Check per afdeling wie betrokken moet worden bij de implementatie, wat hun rol is en hoe een verandering hun dagelijkse werkzaamheden beïnvloedt. Op basis daarvan kun je bepalen in hoeverre een stakeholder betrokken moet worden.
3. Wees realistisch
In sommige gevallen is het verstandig om de uitrol van een nieuwe tool of systeem gefaseerd te doen. Zo voorkom je een (te) grote impact op de productiviteit. Een gefaseerde uitrol maakt het gemakkelijker specifieke gebruikersgroepen een training te geven die is toegespitst op hun rol en werkzaamheden.
Wees realistisch wat betreft de adoptie. De groep van early adopters die een nieuwe tool direct omarmt, is meestal klein (15 procent). Andere collega’s hebben wellicht extra overtuiging en/of training nodig, voordat ze de nieuwe manier van werken zullen omarmen. Neem daar de tijd voor.
4. Communiceer
Communicatie is key om de acceptatie van nieuwe technologie te bespoedigen. Informeer de rest van de organisatie regelmatig over waaraan gewerkt wordt. Zo houd je mensen op de hoogte en maak je ze nieuwsgierig. En je voorkomt ermee dat het enkel een feestje is/lijkt van de projectgroep en de key users.
5. Maak het leuk
Misschien is een nieuw boekhoud- of CRM-systeem leren niet zo opwindend als aan de slag gaan met een gloednieuwe tablet. Serious gaming – spellen gericht op het verwerven van kennis – laat medewerkers op een laagdrempelige en prettige manier kennis te laten maken met nieuwe tooling.
Laat met incentives, zoals een cadeaubon of ander klein presentje, zien dat je het waardeert dat je vakmensen de tijd nemen om de training te volgen. Als de situatie het toelaat, zorg dan dat de training wordt gegeven door een inspirerend persoon en op een inspirerende plek buiten kantoor. Met andere woorden, maak er een leuke dag van!
6. Evalueer
De laatste stap is nagaan hoe de nieuwe tooling in de praktijk presteert. We schreven het al eerder: om de periode na livegang zo soepel mogelijk te laten verlopen, is een belangrijke rol weggelegd voor key users. Zij nemen hun collega’s op de werkvloer mee in de verandering en checken of de afgesproken werkwijzen correct worden gevolgd.
Lopen gebruikers tegen problemen aan of zijn er zaken onduidelijk? Door doorlopend te evalueren breng je dit soort problemen in kaart en weet je welke medewerkers extra aandacht nodig hebben. Creëer tot slot ruimte voor feedback. Gebruikers die zich gehoord voelen, zullen uiteindelijk tevredener zijn en een nieuwe tool sneller omarmen.
